W dzisiejszych czasach pozycja firmy na rynku zależy głównie od jej regularnego rozwoju i wzrostu efektywności. Chcąc istnieć w jakiejkolwiek branży, należy nadążać za trendami, oferowanymi przez stale postępującą technologię. Elektroniczna wymiana danych, pomimo swojej już dość długotrwałej obecności na rynku, wciąż nie jest stosowana w wielu przedsiębiorstwach. Być może nie każdy z właścicieli firm wie, w jaki sposób może ona pomóc w codziennej pracy firmy? Przedstawione poniżej korzyści takiego rozwiązania z pewnością pomogą spojrzeć im na to narzędzie z całkowicie innej perspektywy.
EDI – co to jest i dlaczego z niego korzystamy?
EDI to skrót od angielskiego nazewnictwa Electronic Data Interchange, określającego właśnie elektroniczną wymianę danych. Fachową definicją takiego narzędzia jest zdolność do przesyłania danych i dokumentów handlowych pomiędzy poszczególnymi firmami. Cały proces odbywa się w pełni automatycznie, a co za tym idzie, za przesył odpowiedzialne są systemy informatyczne, a nie ludzie. Jest to rozwiązanie dla przedsiębiorstw chcących usprawnienia kontaktu i lepszej komunikacji z bazami danych swoich partnerów.
Korzyści wynikające z EDI
EDI jest w stanie wygenerować wiele korzyści dla każdego przedsiębiorstwa. Głównymi są oczywiście oszczędność pieniędzy oraz szybki dostęp do informacji i dokumentów firmowych. O ile wiadome jest, że w sposób elektroniczny znacznie łatwiej wyszukać poszczególne informacje, o tyle mniej intuicyjny jest drugi atut, w postaci znacznych oszczędności. Zatrudniamy w naszej firmie pracowników. Każdego miesiąca konieczne jest ich opłacenie, co wynika z wykonanej przez nich pracy. Postawienie osobom zatrudnionym wyższych celów aniżeli monotonne wypełnianie faktur i dokumentów firmowych, z pewnością wpłynie na ogólną efektywność firmy, a im pozwoli się rozwijać. Pracowników tych można bowiem przekierować do innych prac niezbędnych do zrealizowania celów firmy oraz wykorzystać ich potencjał w innych, bardziej kreatywnych, a może nawet zupełnie nowych, ciekawych zadaniach. To właśnie między innymi z tego powodu systemy EDI zdobywają coraz większą popularność.
Nie da się również ukryć, że wdrożenie takiego systemu jest jasnym sygnałem dbania o środowisko. Brak wykorzystywania nadmiernej ilości papieru to rzecz, na której niewątpliwie zależy potencjalnym, świadomym partnerom biznesowym. Dodatkowo, ręczne wypełnianie i wysyłka dokumentów może prowadzić do powstania sporej ilości błędów, wynikających z monotonności pracy. Systemy elektroniczne pod tym względem się nie mylą i zawsze uda im się wysłać dobrze wypełnioną fakturę do wyznaczonego partnera biznesowego.
Wdrożenie EDI – oszczędność i dbanie o środowisko
W sieci istnieje wiele kalkulatorów, na których możliwe jest wstępne oszacowanie potencjalnych oszczędności związanych ze wdrażaniem EDI. Brane są tam pod uwagę wszystkie składowe, a dokładniej oszczędność papieru, czasu pracowników i wszystkich innych kosztów związanych z ręczną wysyłką dokumentów handlowych. Warto z nich skorzystać i dowiedzieć się, ile dana firma może zaoszczędzić. Taki kalkulator oszczędności z EDI znaleźć można na stronie firmy EDISON.