Znaczna część nowoczesnych przedsiębiorstw, organizacji, firm w taki czy inny sposób zajmuje się kupnem i sprzedażą niektórych towarów. Aby kontrolować ten proces, jego racjonalizację, tworzone są specjalne działy i zatrudniani są wyspecjalizowani pracownicy – specjaliści ds. zamówień publicznych.
Wiele polskich przedsiębiorstw kupuje towary i usługi za środki budżetowe. Są to sprzęt medyczny, transport, meble, usługi budowlane, drogownictwo i inne. Proces nie jest kompletny bez specjalisty ds. zamówień publicznych, który opracowuje plan, harmonogram zakupów produktów i umowy.
Aby pracować jako specjalista ds. zamówień publicznych, musisz znać przepisy prawne w tym zakresie; metody i procedurę opracowywania planów; tryb zamieszczania informacji o zamówieniach publicznych. Ważne jest, aby zrozumieć cechy konsumenckie, techniczne i ekonomiczne zakupionych produktów; umieć analizować i wybierać najlepszych dostawców. Konieczne jest zrozumienie istoty procedur, które są przeprowadzane podczas zamówień publicznych (np. aukcja elektroniczna, obrót giełdowy, przetarg zamknięty).
A jeśli chcesz się znaleźć w obszarze publicznym, możesz skorzystać z poszukiwania ofert pracy na stronie Jooble.
O stanowisko specjalisty ds. zamówień publicznych można ubiegać się po uzyskaniu specjalistycznego wykształcenia na uczelni wyższej. Obecnie programy nauczania na odległość są dostępne w niektórych instytucjach edukacyjnych.
Zakres obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych
- Organizacja zakupu towarów, robót, usług na potrzeby państwa;
- Badanie i analiza rynku, badanie informacji niezbędnych do zakupu produktów;
- Zapewnienie terminowego umieszczania informacji o zamówieniach publicznych na stronach internetowych, w prasie;
- Rejestracja zgodnie z prawem otrzymanych ofert przetargowych;
- Weryfikacja ofert pod kątem zgodności z wymaganiami dokumentacji przetargowej;
- Kontakt z agencjami rządowymi i innymi organizacjami.
Etapy pracy
Praca składa się z kilku części: poszukiwania zakupu, przygotowania wniosku, zawarcia umowy, pracy z klientem oraz skargami.
Wyszukiwanie zakupów. Warto zwrócić uwagę na regiony, w których konkurencja jest bardzo rozwinięta, a lokalni przedsiębiorcy starają się zarobić na niewielkiej liczbie udzielanych zamówień. Ponadto nie należy składać zamówienia, gdy cena dostawy wynosi 15% kosztu narzutu na towar. Wtedy zamówienia lepiej nie robić.
Złożenie wniosku. Składamy wniosek, jeśli wszystko jest jasne i jest marża na cenę – marża, którą otrzymamy, jeśli wygramy zakup. Na przykład przy początkowym maksymalnym koszcie 500 tysięcy zadeklarujemy, czy towary w naszym magazynie kosztują nie więcej niż 350-370 tysięcy złotych.
Przygotowanie wniosku. Wniosek zazwyczaj składa się z dwóch części. Pierwszy to opis proponowanego produktu, pracy lub usługi, jest to tabela z charakterystyką i zgodą na spełnienie warunków zamówienia. Druga część zawiera informacje o uczestniku – informacje o dyrektorze i założycielach, adres rejestracyjny itp. – oraz niezbędne atesty produktów, np. certyfikat potwierdzający produkcję w Polsce, jeśli obowiązuje zakaz importu produktów.
Zawarcie umowy. W przypadku wygranej licytacji zostaje zawarta umowa, najczęściej elektroniczna. Ale jedna czwarta klientów jest proszona o przyniesienie dwóch egzemplarzy umowy w formie papierowej, a zakupy handlowe są duplikowane w formie elektronicznej i papierowej.
Umowa określa wszystkie warunki realizacji, czas i miejsce dostawy, niezbędne towary, usługi lub pracę. Płatność w ramach umowy jest również odzwierciedlona w tekście. Zwykle jest to 15 dni dla małych i średnich firm, 30 dni dla pozostałych, a w zakupach komercyjnych od 15 do 45 dni.
Praca z klientem. Następnie rozpoczyna się realizacja umowy. Jest to ścisła realizacja tego, na co zgodziłeś się, składając wniosek i zawierając umowę.
Praca ze skargami. Możesz narzekać na nieprzeniknioną dokumentację lub niewykonalne warunki, ale ściśle przed upływem terminu składania wniosków. Reklamacje po odrzuceniu lub podpisaniu umowy należy złożyć w ciągu pięciu dni od daty publikacji kwestionowanego dokumentu.
Plusy i minusy zawodu
Plusy:
- Wiodąca pozycja;
- Możliwość zarobienia dobrych pieniędzy i zbudowania kariery;
- Rozbudowana sieć profesjonalnych kontaktów;
- Szerokie możliwości rozwoju umiejętności zawodowych.
Wady:
- Wysoki poziom odpowiedzialności;
- Stres psychiczny, zwłaszcza gdy pojawiają się nieprzewidziane trudności;
- Nie zawsze ustandaryzowany harmonogram pracy;
- Nie zawsze wysoki poziom dochodów.
Ważne cechy osobiste
Odpowiedzialna, towarzyska, odporna na stres, dyplomatyczna osoba z powodzeniem może obsadzić wakat kierownika ds. zakupów publicznych. Musi być dobrze zorientowana w logistyce, prawie i psychologii, aby zarządzać dostawami, zawierać korzystne kontrakty, skutecznie komunikować się z partnerami i skutecznie rozwiązywać spory. Analityczne myślenie, umiejętność szybkiego przełączania się między zadaniami, praca z dużą ilością informacji, ustalanie priorytetów i szybkie podejmowanie świadomych decyzji nie będą mu albo jej przeszkadzać.
Wynagrodzenie kierownika zakupów
Poziom dochodów takiego pracownika zależy w dużej mierze od skali i polityki finansowej organizacji, w której pracuje, a także od jego profesjonalizmu, doświadczenia i zakresu uprawnień. Kierownicy zakupów w dużych firmach, wykonujący odpowiedzialne zadania, mogą pochwalić się dość wysokimi zarobkami.
Z czasem taki specjalista może kierować działem, zostać dyrektorem ds. logistyki, przejść do pracy z najważniejszymi dostawcami i partnerami. Aby zbudować udaną karierę, musisz rozwinąć umiejętności zbliżone do zawodowych.